"Vi blir medgjørlige medarbeiderzombier som får panikk hvis det ikke finnes en rutine eller forskrift for alt" skriver Anders Rydell, psykolog og spesialist i organisasjonspsykologi.

Sju konsekvenser av byråkratisk kollaps på jobben

Byråkratiseringen av arbeidslivet øker, viser aktuell arbeidslivsforskning. Det kan blant annet føre til ansvarsfraskrivelse, apati og aggressivitet, advarer organisasjonspsykolog Anders Rydell.

Sist oppdatert 06.12.2019

Denne artikkelen er skrevet av en ekstern forfatter, og synspunktene er forfatternes egne.

Man kan kalle det en byråkratiseringstrend. Det handler blant annet om bruk av ulike typer styringsdokumenter, policyer, kjerneverdier og virksomhetsvisjoner. Det handler om økt krav til dokumentasjon og registering. Det handler om retningslinjer, rutiner og flytskjemaer, og det handler om maler for lønns- og medarbeidersamtaler, protokoller for internrevisjoner og kvantitative arbeidsmiljøkartlegginger.

Denne typen byråkratiske hjelpemidler fører ofte til system og orden, som i rimelig omfang naturligvis er både bra og nødvendig. Problemer er imidlertid at vårt behov for å skape system og orden på mange områder slår over og skaper problemer i stedet for å løse dem.

Vi må begynne å stille spørsmål ved byråkratiseringstrenden, og som leder har du en viktig rolle å spille når det gjelder å redde personalet og virksomheten fra byråkratisk kollaps. Nedenfor følger sju sannsynlige konsekvenser av byråkratiseringstrenden, og forslag til hvordan du som leder kan håndtere og navigere i dette så konstruktivt som mulig.

1. Administrasjonshysteri

Trykket på å utføre en lang rekke administrative oppgaver i stedet for å fokusere på det håndverket man er utdannet til, kveler til slutt arbeidsglede og engasjement hos oss. Resultatet blir en gjeng misfornøyde medarbeidere som verken har det bra eller produserer bra. Som leder bør du derfor, så langt det er mulig, sikre at hovedfokuset er på kjerneoppdraget, det viktigste håndverket. Det kan for eksempel innebære at du må godta litt friere tøyler og medarbeideres behov for grenser og et beskyttende mikrokosmos, for gjennom det å skape rom for fokus og konsentrasjon.

2. Alienation (fremmedgjøring)

Byråkratiseringstrenden innebærer dessverre også en ensretting, som innebærer at medarbeidere ved hjelp av standardiserte tjenestebeskrivelser og oppgavelister forventes å kunne utføre en hvilken som helst arbeidsoppgave. Det blir en slags anonymisering av mennesker, der den enkelte medarbeiders yrkesidentitet uthules. Her trenger du som leder å være oppmerksom, slik at du kan yte motstand mot denne trenden. Oppmuntre til egne initiativ, kreativitet og ønsket om utvikling hos dine medarbeidere, og tillat deg å markedsføre og profilere enkeltmedarbeideres kompetanse både internt og ut mot kunder.

3. Ansvarsfraskrivelse

I et overbyråkratisk system er det sjelden plass for genuin feedback og konfrontasjon. Det gir en overhengende risiko for at feedback, når den blir uunngåelig, blir oppfattet som en krenkelse. Konsekvensen blir at ingen våger eller tar ansvar for å gi feedback, og ingen kan ta imot feedback uten å bli krenket. Som leder bør du fokusere på å fremme og bygge opp en feedbackkultur i stedet for å bygge den ned. Å få tilbakemelding på sin tilnærming, sin måte å kommunisere på og sin arbeidsmåte er et viktig underlag for selvrefleksjon og utvikling.

4. Avhumanisering

Byråkrati hjelper ofte til å gjøre prosesser smidigere, som ellers kunne bli mellommenneskelig krevende. Risikoen er imidlertid at det mellommenneskelige potensialet ignoreres eller gjemmes.  Refleksjon, pragmatisme og empati har ingen selvfølgelig plass i et overbyråkratisk system. Når ledere i følelsesmessig vanskelige situasjoner, henviser til tørre forskrifter og skjemaer for avviksrapportering, kan den vanligvis mest godhjertede sjefen bli oppfattet som en iskald psykopat. Her blir det derfor svært viktig at du som leder opprettholder en pragmatisk tilnærming og ikke stirrer deg blind på det flytskjemaet du trodde var vanntett.

5. Apati

I verste fall bidrar byråkratiseringstrenden til å skape apatiske medarbeidere. Med konstant henvisning til rutiner og styringsdokumenter er det en risiko for at folk slutter å tenke selv. Den enkeltes evne til refleksjon bygges helt og holdent ned. Vi blir medgjørlige medarbeiderzombier som får panikk hvis det ikke finnes en rutine eller forskrift for alt. Når ledelsen ikke rekker å skaffe til veie nye styringsdokumenter i det tempoet personalet etterspør, kan man være rimelig sikker på at skuten seiler i feil retning. Som leder blir det da viktig å aktivt oppmuntre til, og tillate, at ansatte stiller spørsmål og tenker selv.

6. Aggressivitet

Økt trykk på byråkratiske arbeidsmetoder vekker lett aggressivitet og frustrasjon i oss, følelser som selvfølgelig ikke bare forsvinner inn et skjema eller en protokoll. Men i stedet for at uttrykkes på fornuftige, konstruktive og ærlige måter, dyttes følelsene unna og kanaliseres som slaggprodukter i from av for eksempel sladder i korridorene, planlegging av hevn, ulike former for åpent eller skjult sabotasje og allmenn surmuling. Sjefen kan her gå i bresjen for å lette opp undertrykte følelser gjennom å bygge en legitim refleksjonsarena der det er høyt under taket og åpning for konstruktiv konflikt.

7. Alle flipper ut iblant

Sist, men ikke minst, er det trolig en god ide å minne oss selv om våre dyriske instinkter. Uansett hvor godt vi organiserer vår virksomhet, så kommer de fleste av og til til å opptre destruktivt. Mennesker skader seg selv, og mennesker skader hverandre. Det er nærmest et mirakel at ikke flere flipper ut. Det kreves et konstant arbeid å sivilisere seg og hente seg inn i ulike sammenhenger. Mange klarer det godt, andre dårligere. Som leder kan du fungere som en god rollemodell, ikke gjennom å bevisst flippe ut, men gjennom å verbalisere innsikten om det menneskelige, indre og ytre, kampen mellom ondt og godt.

Avslutningsvis..

.. kan det være på sin plass nok en gang å poengtere byråkratiets ofte gode intensjoner. Orden er bra, og uten system blir det komplett kaos. Men selv om intensjonen med å dytte folk inn i et byråkratisk system er god, så ser vi at det i dag på mange områder har slått over i byråkratisk kollaps med ødeleggende konsekvenser. En bevisstgjøring på punktene overfor kan derfor være av det gode, både for virksomheten og for medarbeiderne.

SE OGSÅ:

Slik tar du en samtale med en ansatt etter uønsket adferd

Kunsten å gi god feedback