Strategi og plan for nedbemanning og tilknyttet omstillingsprosesser

Her får du en rekke nyttige råd og tips i forhold til hva man som arbeidsgiver bør tenke på i en nedbemannings- eller omstillingsprosess.

Strategi

  • Bedriftens økonomiske rammer og HR-policy legges til grunn: Redegjørelse for bedriftens økonomiske ståsted, hvilke vurderinger er gjort, hvilke rammer gjelder, Hvilken HR-policy ligger i bunn. Dokumentere behovet for nedbemanning, avveining mellom virksomhetens behov og de ulemper oppsigelsene påfører de enkelte arbeidstakere. Sikre at man har hold i saklig begrunnelse for oppsigelse.

  • Styrevedtak:
    Styret som treffer avgjørelse i saker vedrørende rasjonalisering eller omlegging av driften, som medfører større endring eller omdisponering av arbeidsstyrken. Ved tariffavtale skal det deretter drøftes med tillitsvalgte før endelig beslutning tas og protokollføres.

  • Kartlegging og avklaring av nye kompetanse- og kapasitetsbehov:
    Avklaring av hvilken kompetanse man besitter og hvilken som vil være overflødig i henhold til nye behov, nye mål og endrede forutsetninger. Det bør utarbeids en ny plan for organisasjonen, organisasjonskart som viser antall stillinger pr avdeling.

  • Ny strategi utformes i henhold til nødvendige behov for endringer.

Plan

  • Problemanalyse og målavklaring:


    • Hvilke beslutninger må tas

    • Hvem tar beslutningene

    • Hvem tar ansvaret for hva (informasjon til ansatte, presse, gjennomføring, samtaler med den enkelte etc.), avklaring av arbeidsfordeling mellom toppleder og HR-sjef

    • Hvem må involveres (tillitsvalgte, drøftinger, grad av medvirkning for de ansatte)

    • Hvilke stillinger er sannsynligvis overflødige, hvilke utfordringer gir det

    • Hvilke andre stillinger/roller blir berørt av endringene - vil få endret innhold som følge av omstillingen

    • Krav til saklig oppsigelse, vurdering av annet passende arbeid

    • Hvilke utvelgelseskriterier skal ligge til grunn (ref. aml § 15-7 ), nødvendig kompetanse/kvalifikasjoner vs ansiennitet

    • Hvordan ta vare på de som blir igjen, fokus fremover

  • Utarbeide en konkret tidsplan inklusive informasjonsplan internt; sikrer at man får en god oversikt over tidsperspektivet, og har en klar handlingsplan å følge som sørger for at ting skjer i riktig rekkefølge og til rett tid.

  • Tegne nytt organisasjonskart

  • Vurdere eventuelt sluttpakkeform:


    • Lønn i oppsigelsestiden

    • Om man skal fristilles fra arbeidet

    • Etterlønn, i så fall, hvor lenge

    • Engangsutbetalinger - til hvem, hvor mye

    • Bistand av ekstern partner for å bearbeide prosessen følelsesmessig, og hjelpe overtallige videre for raskere å komme i ny jobb. Karriereveiledning, jobbsøkerkurs, etterutdannig etc.

Gjennomføring

  • Juridiske forhold er avklart:
    Gjennomgang og sikring av at alle juridiske aspekter er korrekt ivaretatt; tariffavtale/tillitsvalgte, krav til saklig oppsigelse, rett til å stå i stillingen, fortrinnsrett etc.

  • Interne informasjonsmøter/individuelle samtaler:
    I henhold til handlingsplan, interne informasjonsmøter etterfølges raskt av individuelle samtaler med de direkte berørte, ledelsen stiller seg til disposisjon for spørsmål, samtaler etc. Skape forståelse for situasjonen og de økonomiske forhold, og at det er funksjoner som må kuttes, ikke at menneskene ikke er dyktige nok.

  • Informasjon eksternt:
    Kontakt med presse, skal være godt forberedt hvilken informasjon man går ut med, på hvilket tidspunkt og hvem som skal uttale seg.

  • Lederavklaring:
    Ansatte som ikke er berørt direkte av oppsigelse, bør få en avklaring så tidlig som mulig vedrørende forhold knyttet til leder/stilling/avdeling/ansvar. Øvrige lederes roller bør dermed være avklart i god tid før prosessen iverksettes.

  • Form på pakker:
    Presentasjon av sluttpakker, innhold mv

  • Avtaler/aksept av sluttpakke:
    Inngå avtaler med de berørte, som sier noe om hvor lenge man skal eller har mulighet til å stå i stillingen; bistand; få aksept for alle elementer i sluttpakken.

Ny organisasjon

  • Innsalg av ny organisasjon:
    Danne et godt bilde for de gjenværende av hvordan bedriften skal forme seg videre, prøve å inkludere de ansatte i etableringen av nye mål.

  • Fokus på de som er igjen:
    Positiv vinkling, samtidig vise forståelse for at det også kan være en belastning å være blant de som får bli, sannsynligvis under andre forutsetninger enn før, med en annen isikkerhet enn før (“når blir det min tur?”), endring i arbeidsoppgaver/roller/leder.

  • Verdistyring mot nye mål:
    Ledelsen må ha fokus på å synliggjøre de verdier som blir viktige for å drive bedriften videre i en ny retning; sørge for å ivareta det psykososiale arbeidsmiljø; fokus på fellesskapsfølelse og oppfølging av den enkelte er ekstra viktig i denne fasen.

  • Lederoppfølging:
    Oppfølging av ledere som ofte vil føle en ekstra belastning, som får en mer krevende oppgave i oppfølgingen av sine medarbeidere - sikre at de står best mulig rustet til å håndtere situasjone og ha rett fokus for videre utvikling av bedriften.

Andre viktige momenter

  • Viktig med god planlegging slik at selve gjennomføringen kan gå ryddig og raskt - en slik prosess bør ikke trekke ut i langdrag eller oppfattes som ustrukturert - skaper bare mer forvirring og flere spørsmål enn svar.

  • Begrense lekkasjer og forsinkelse for å hindre spekulasjoner og spredning av rykter, vil kunne gjøre organisasjonen mer urolig enn nødvendig.

  • Dokumentasjon av prosessen hele veien

  • Hvordan skape oppslutning og forståelse for beslutninger

  • Hvordan håndtere alle de tilfeller hvor man overhodet ikke møter forståelse, men bare motstand

  • I hvilken grad er man rustet for å formidle informasjon og kommunisere på en klar og troverdig måte - ledelsen må antakelig være forberedt på en større åpenhet og ærlighet enn vanlig, i tillegg til større tilgjengelighet

  • Ha kunnskap nok til å svare på spørsmål om usikkerhet rundt egen økonomi, mulighetene for å kunne komme tilbake i bedriften (ref. fortrinnsretten), vite hvor man skal henvise overtallige for hjelp (NAV, bemanningsbyråer etc.)

Opprett en gratis brukerkonto på Leder.no

Opprett bruker