Avvik og kvalitet

Det er leder som har ansvaret for at HMS-overtredelser avdekkes, rettes opp og forebygges.

Hvordan følge opp avvik?

Avvik er de tilfellene hvor kravene i HMS-reglene brytes .

Leder har ansvaret for både å forebygge avvik, avdekke avvik og rette dem opp .

(Internkontrollforskriften § 5-7 )

Oppfølging av avvik ivaretas best gjennom en kombinasjon av flere aktiviteter :

Regelmessig aktivitet – vernerunde :

Vernerunder eller HMS-runder er helt klart et forebyggende tiltak som faller inn under dette punktet. I en vernerunde ser man etter eller spør etter feil og mangler relatert til HMS, og beslutter tiltak som skal utbedre forholdene. På permanente arbeidsplasser går man normalt vernerunde på alt fra månedlig til årlig basis.

Fortløpende aktivitet – avvikssystem:

Selv om vernerunde er en god, forebyggende rutine, fanger den ikke opp det som skjer fra dag til dag. Til dette trenger du et avvikssystem.

Hva er et avvikssystem?

• Et avvikssystem kan være papirbasert eller elektronisk

• Det kan være helt manuelt eller delvis automatisert

• Hensikten er å få alle ansatte til å rapportere inn farlige forhold, farlige handlinger, tilløp til skader, skader også videre så snart de oppdager dem

• Avvikssystemet gir daglig leder et etablert system for å ta tak i de forholdene som rapporteres inn

Et velfungerende avvikssystem, er kanskje det beste og mest effektive forebyggende verktøyet du kan ha . På denne måten får du samlet løpende observasjoner og erfaringer fra samtlige ansatte, noe som gir deg en svært verdifull erfaringsbase. En effektiv og målrettet utnyttelse av denne kollektive kunnskapen gjør at du har utbedret de fleste forholdene FØR det skjer noe alvorlig.

Erfaringsmessig krever det høy fokus over lang tid å få et avvikssystem til å fungere godt.

De fem viktigste suksessfaktorene for å lykkes med avvikssystemet:

1. Opplæring og vedvarende motivasjonsarbeid for å få de ansatte til å rapportere inn avvik

2. Seriøs vurdering av alle innmeldte forhold, og målrettede utbedringstiltak ved behov

3. Rask og god tilbakemelding til de som rapporterer

4. Etablert praksis for å overføre læring fra ett avvik til samtlige i bedriften som kan ha nytte av det

5. Tålmodighet

Minimumskrav til innhold i avvikssystem

1. Skjema for innmelding av avvik (papir eller elektronisk)

2. Rutiner for behandling av avvik

   
   

   1. Hvem skal behandle de forskjellige avvikene

   2. Gjennomføring av eventuelle strakstiltak

   3. Vurdering av grunnleggende årsak

   4. Vurdering og gjennomføring av tiltak for å hindre at avviket kan oppstå igjen (på samme sted eller andre steder i bedriften)

   5. «Lukking» av avviket, med tilhørende tilbakemelding til avviksmelder

   6. Eventuell evaluering av gjennomførte tiltak

Hovedutfordringen med avvikssystemer er nesten alltid å få medarbeiderne til å rapportere inn i systemet . Det er derfor avgjørende at det legges til rette for at selve rapporteringen er lett tilgjengelig, enkel og rask.

Det er også fornuftig å prioritere ressurser på avviksbehandlingen, spesielt i en igangkjøringsfase. Da viser du i praksis at avviksrapportene tas på alvor, og at det er en god og effektiv måte å få gjennomført endringer på. Medarbeiderne ser at det nytter, og motiveres derfor til ytterligere rapportering.

Avvik i kvaliteten

Mange lurer på hva slags avvik som skal rappoprteres. Her finnes det ingen fasit, så det er du som bestemmer hva slags avvik de ansatte oppfordres til å rapportere.

Noen ledere foretrekker et system kun for HMS-avvik, altså kun feil og mangler som har med helse, miljø og sikkerhet å gjøre. Husk at HMS-avvik kan gjelde både det fysiske arbeidsmiljøet (herunder brannvern, støy og ergonomi) og det psykososiale arbeidsmiljøet (herunder samarbeidsklima, mestring av arbeidet og arbeidsbelastning).

Noen velger å benytte det samme avvikssystemet til alle typer avvik . Det kan da inkludere avvik i produktkvalitet, avvik i produksjonen, avvik i leveranser, avvik i fakturering.

Stadig flere ledere åpner også for å rapportere forbedringsforslag inn i avvikssystemet. Noen har en tradisjonell forslagskasse fra tidligere, og ser nytten av å ha alt samlet i ett system. Da blir det virkelig et totalt forbedringssystem, og ikke bare forbedring av feil og mangler.