Avvik og kvalitet
Det er leder som har ansvaret for at HMS-overtredelser avdekkes, rettes opp og forebygges.
Hvordan følge opp avvik?
Avvik er de tilfellene hvor kravene
i HMS-reglene brytes
.
Leder har ansvaret for
både å forebygge avvik, avdekke avvik og rette dem opp
.
(Internkontrollforskriften
§ 5-7
)
Oppfølging av avvik ivaretas best
gjennom en kombinasjon av flere aktiviteter
:
Regelmessig aktivitet – vernerunde
:
Vernerunder eller HMS-runder er helt klart et forebyggende
tiltak som faller inn under dette punktet. I en vernerunde ser man etter
eller spør etter feil og mangler relatert til HMS, og beslutter tiltak
som skal utbedre forholdene. På permanente arbeidsplasser går man
normalt vernerunde på alt fra månedlig til årlig basis.
Fortløpende aktivitet – avvikssystem:
Selv om vernerunde er en god, forebyggende rutine, fanger
den ikke opp det som skjer fra dag til dag. Til dette trenger du
et avvikssystem.
Hva er et avvikssystem?
Et avvikssystem kan være papirbasert eller elektronisk
Det kan være helt manuelt eller delvis automatisert
Hensikten er å få alle ansatte til å rapportere inn farlige forhold, farlige handlinger, tilløp til skader, skader også videre så snart de oppdager dem
Avvikssystemet gir daglig leder et etablert system for å ta tak i de forholdene som rapporteres inn
Et velfungerende avvikssystem,
er kanskje det beste og mest effektive forebyggende verktøyet du
kan ha
. På denne måten får du samlet løpende observasjoner
og erfaringer fra samtlige ansatte, noe som gir deg en svært verdifull
erfaringsbase. En effektiv og målrettet utnyttelse av denne kollektive
kunnskapen gjør at du har utbedret de fleste forholdene FØR det
skjer noe alvorlig.
Erfaringsmessig krever det høy fokus over lang tid å
få et avvikssystem til å fungere godt.
De fem viktigste suksessfaktorene
for å lykkes med avvikssystemet:
Opplæring og vedvarende motivasjonsarbeid for å få de ansatte til å rapportere inn avvik
Seriøs vurdering av alle innmeldte forhold, og målrettede utbedringstiltak ved behov
Rask og god tilbakemelding til de som rapporterer
Etablert praksis for å overføre læring fra ett avvik til samtlige i bedriften som kan ha nytte av det
Tålmodighet
Minimumskrav til innhold i avvikssystem
Skjema for innmelding av avvik (papir eller elektronisk)
Rutiner for behandling av avvik
Hvem skal behandle de forskjellige avvikene
Gjennomføring av eventuelle strakstiltak
Vurdering av grunnleggende årsak
Vurdering og gjennomføring av tiltak for å hindre at avviket kan oppstå igjen (på samme sted eller andre steder i bedriften)
«Lukking» av avviket, med tilhørende tilbakemelding til avviksmelder
Eventuell evaluering av gjennomførte tiltak
Hovedutfordringen med avvikssystemer
er nesten alltid å få medarbeiderne til å rapportere inn i systemet
.
Det er derfor avgjørende at det legges til rette for at selve rapporteringen
er lett tilgjengelig, enkel og rask.
Det er også fornuftig å prioritere ressurser på avviksbehandlingen,
spesielt i en igangkjøringsfase. Da viser du i praksis at avviksrapportene
tas på alvor, og at det er en god og effektiv måte å få gjennomført
endringer på. Medarbeiderne ser at det nytter, og motiveres derfor
til ytterligere rapportering.
Avvik i kvaliteten
Mange lurer på hva slags avvik som skal rappoprteres.
Her finnes det ingen fasit, så det er du som bestemmer hva slags
avvik de ansatte oppfordres til å rapportere.
Noen ledere foretrekker et system kun for HMS-avvik,
altså kun feil og mangler som har med helse,
miljø og sikkerhet
å gjøre. Husk at HMS-avvik kan gjelde
både det fysiske arbeidsmiljøet (herunder brannvern, støy og ergonomi)
og det psykososiale arbeidsmiljøet (herunder samarbeidsklima, mestring
av arbeidet og arbeidsbelastning).
Noen velger å benytte det samme avvikssystemet til alle typer avvik
. Det kan da inkludere
avvik i produktkvalitet, avvik i produksjonen, avvik i leveranser,
avvik i fakturering.
Stadig flere ledere åpner også for å rapportere forbedringsforslag
inn i avvikssystemet.
Noen har en tradisjonell forslagskasse fra tidligere, og ser nytten
av å ha alt samlet i ett system. Da blir det virkelig et totalt
forbedringssystem, og ikke bare forbedring av feil og mangler.
Opprett en gratis brukerkonto på Leder.no
Med en brukerkonto på Leder.no får du tilgang til det nyttigste og mest praktisk rettede nyhetsbrevet for ledere, forklaringsvideoer, prosessveiledere og muligheten til å få oppdatert kunnskap om de temaene som er spesielt relevante for deg.
Opprett bruker
Relatert innhold:
Opprett brukerkonto - det er gratis!
Med en gratis brukerkonto på Leder.no får du tilgang til det nyttigste og mest praktisk rettede nyhetsbrevet for ledere, forklaringsvideoer, prosessveiledere og muligheten til å få oppdatert kunnskap om de temaene som er spesielt relevante for deg.
Not used
Not used
Finn enkelt tilbake til de temaene som interesserer deg.
Registrer gratis brukerkonto for å legge til i favoritter. Du får samtidig gratis tilgang til en lang rekke artikler, ofte stilte spørsmål og nyhetsbrev.
Opprett en gratis konto for å se svaret
Mange andre fordeler.
Hold deg oppdatert på viktige endringer innen dette temaet.
Registrer en gratis brukerkonto for å motta varsler inne i produktet og på e-post. Du får samtidig gratis tilgang til en lang rekke artikler, ofte stilte spørsmål og nyhetsbrev.
Få tilgang til denne guiden - det er gratis!
Registrer en gratis brukerkonto, så får du tilgang til denne guiden og mange flere. I tillegg kan du søke i vår omfattende artikkeldatabase, lagre snarveier og bli varslet om nyheter som er viktige for deg.
For å få gratis tilgang til Leder.no trenger du en brukerkonto i Simployer. Klikk her for å opprette en Simployer-konto.
closeTilgangen blir opprettet umiddelbart.
Jeg vil ha varsler på emne HMS
Du vil bli varslet på din profilside, samt på din oppgitte e-postadresse når det legges til nytt innhold under temaet.
Vi kan også sende ut varsler dersom vi gjør andre endringer av betydning.