Hva er minimumskravene til innhold i et systematisk HMS-arbeid?

Det er ingen restriksjoner for hva du som arbeidsgiver kan legge inn i et HMS-system. Internkontrollforskriften stiller imidlertid helt klare minimumskrav til hva som må være med. I denne artikkelen får du en oversikt.

Begrepet HMS er omfattende, og det er ingen restriksjoner for hva du kan legge inn i et HMS-system.

Internkontrollforskriften stiller imidlertid helt klare minimumskrav til hva som MÅ være med :

 

Område i HMS-systemet

Leder må sørge for…

1

Aktuelt lovverk

Bedriften har tilgang til og oversikt over de lover og forskrifter som er aktuelle

2

Opplæring og informasjon om HMS

Arbeidstakerne har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter i det systematiske HMS-arbeidet, og alle får informasjon om endringer i HMS-rutinene

3

Medvirkning

Arbeidstakerne medvirker til at samlet kunnskap og erfaring utnyttes

4

Mål for HMS

Skriftlige mål for HMS-arbeidet. Målene skal vise at man tar HMS-arbeidet på alvor, og bør settes så konkrete at de fungerer som et underlag for fokus og prioriteringer.

Se HMS-mål og handlingsplan .

5

Organisasjon

Skriftlig oversikt over hvordan virksomheten er organisert, herunder ansvarsfordeling og organisering av HMS-arbeidet. Aktuelle roller kan bl.a være øverste leder, mellomleder, arbeidstaker, verneombud, arbeidsmiljøutvalg (AMU), bedriftshelsetjeneste (BHT), brannvernansvarlig m.fl.

6

Kartlegging og risikovurdering

Skriftlig kartlegging av potensielle farer og utfordringer i virksomheten, og vurdering av risikoen ved disse.

Se Risikovurdering .
Når du har identifisert de viktigste områdene, må du sette opp en handlingsplan/tiltaksplan for å redusere risikoforholdene. Husk at kartleggingen skal ivareta både det fysiske arbeidsmiljøet (som risiko for fysiske skader, brann, bruk av maskiner/utstyr, støy og ergonomi) og det psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljøet (som samarbeidsklima, ansvarsavklaring, arbeidsbelastning, stress, utbrenthet, mobbing, konflikter og mestring av arbeidet). Kartleggingen og vurderingen skal hensynta både kortsiktige og langsiktige skadevirkninger, og den skal dokumenteres skriftlig.

7

Avdekke feil og mangler

Iverksetting av rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge feil og mangler i forhold til HMS-regelverket. Dette punktet skal også dokumenteres skriftlig. Hensikten med punkt 7 er blant annet å sørge for en kontinuerlig overvåkning av HMS-forholdene, og gi mulighet for raske og målrettede tiltak. Ofte benyttes flere metoder for å oppfylle dette punktet, og en kombinasjon av planlagte, periodiske kontroller og løpende innrapportering er hensiktsmessig. En systematikk for innmelding og behandling av avvik er ofte er det mest sentrale for løpende innrapportering.

Se Avvik og kvalitet .
Av planlagte, periodiske kontroller/oppfølging er vernerunder, medarbeidersamtaler, kontroll av el-anlegg, kontroll av branndeteksjon, varsling og slokkeutstyr eksempler på vanlige tiltak.
I tillegg er virksomheter med 5 ansatte eller flere pålagt å ha rutiner for varsling og håndtering av varsel om kritikkverdige forhold, se arbeidsmiljøloven kap. 2A. Disse rutinene brukes vanligvis når andre innmeldingskanaler vurderes som uhensiktsmessige, eller for å eskalere eller poengtere sakens alvorlighet.

8

Systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen

På en systematisk måte må du sjekke at selve HMS-arbeidet fungerer. Hele hensikten med HMS-systemet er å bidra til kontinuerlig bedring av HMS-forholdene i bedriften, og daglig leder er ansvarlig for dette.

Kravet i punkt 8 innfris vanligvis ved at man har en årlig systemgjennomgang. I denne gjennomgangen vurderer du om HMS-målene fortsatt er dekkende. Forhåpentligvis er noen mål allerede oppnådd! Det kan være lurt å bruke en sjekkliste i en slik gjennomgang. Da jobber du systematisk samtidig som du får den skriftlige dokumentasjonen som kreves.

Noen punkter til bruk i gjennomgangen :

  • Følges handlingsplaner opp?

  • Har det kommet regelverksendringer av betydning for virksomheten din?

  • Medfører planene og kartleggingene du har gjennomført at HMS-forholdene er under kontroll?

  • Har du blitt kjent med forhold som bør inngå i gjennomførte risikokartlegginger?

  • Hvordan sørger du for involvering av de ansatte?

  • Fungerer avvikssystemet? Meldes det fra om feil og mangler? Kan du dokumentere hvordan sakene håndteres?

  • Hva er status for kompetanse og opplæring?

Øvrige instrukser og retningslinjer

De 8 punktene over følger av internkontrollforskriften. Når man så har jobbet seg gjennom disse, avdekkes det behov for andre instrukser, rutiner, informasjon og veiledning. Det vil helt sikkert være behov for rutiner knyttet til psykososiale og organisatoriske faktorer, og til fysiske faktorer. Disse rutinene er også en del av HMS-systemet ditt, enten ved at de legges inn på samme sted, eller at det henvises til andre systemer eller tekniske løsninger.

Eksempler på områder man ofte har rutiner på er
  • beredskapsrutiner
  • forebyggende brannvern
  • forebygging og håndtering av trakassering og mobbing
  • forebygging og håndtering av rus- og spillavhengighet
  • forebygging og håndtering av vold og trusler om vold
  • oppfølging ved sykefravær
  • bruk av farlig arbeidsutstyr
  • drift og bruk av stoffkartotek
  • bruk av personlig verneutstyr
  • utførelse av risikofylt arbeid (som arbeid i høyden, varmt arbeid, håndtering av kjemikalier...)
  • vedlikehold av maskiner og utstyr
  • osv. osv.

Opprett en gratis brukerkonto på Leder.no

Opprett bruker