Systematisk HMS- og arbeidsmiljøarbeid

HMS står for helse, miljø og sikkerhet, og alle virksomheter er pålagt å jobbe systematisk med dette.

Gjelder HMS-kravene for alle?

I de aller fleste tilfeller er svaret Ja. Internkontrollforskriften stiller krav om systematisk HMS-arbeid, og forskriften omfatter ledere, arbeidstakere og tillitsvalgte i private og offentlige virksomheter - Kan gjelde enmannsbedrifter. Unntak fra forskriften har bare Svalbard og deler av oljebransjen (Arbeidsmiljøloven § 1 ).

Det meste i arbeidslivet kan relateres til HMS, og HMS-arbeidet påvirkes av både lover, forskrifter, overenskomster, arbeidsavtaler, kundekrav, bransjekrav, krav fra ansatte, leverandørkrav og etablerte standarder som ISO.

Hvordan kan du gå fram? Det er fort gjort å miste oversikten og systematikken. Resultatet kan bli at du som leder føler at HMS-arbeidet går i rykk og napp etter innfallsmetoden, og du får dårlig samvittighet hver gang ordet HMS nevnes. Men sannsynligvis jobber du med HMS nærmest hver dag uten å tenke over det. Det du mangler da er mål, plan og dokumentasjon for det du gjør, og en kartlegging og risikovurdering som bidrar til at du jobber med, og følger opp, de viktigste forholdene. 

Slik kommer du i gang med HMS-arbeidet

Først bør du skaffe deg oversikt over tre områder:

Krav til metode/systematikk

Relevante lover og regler : Hvilke HMS-krav man omfattes av varierer bl.a. med bransje. En god start er å legge inn organisasjonsnummeret sitt på myndighetenes side www.regelhjelp.no. Da får du opp de viktigste kravene til din virksomhet, basert på bransjekoden virksomheten har i Brønnøysundsregistrene. Hvis virksomheten din omfatter flere arbeidsområder, må du sjekke disse spesielt. Du kan også lete etter relevante regler på de enkelte HMS-myndighetenes internettsider, innhente informasjon hos bransjeforeninger, abonnere på relevante HMS-oppslagsverk eller HMS-løsninger, innhente ekstern konsulentbistand osv.  

Kjente utfordringer for din virksomhet : Her bruker du den kunnskapen og de kildene du har tilgang til. Det kan være tidligere gjennomførte kartlegginger, din og de ansattes kjennskap til bedriftens historie, kartlegginger fra andre bedrifter, samlerapporter fra bransjeforeninger, allmennkunnskap og sunn fornuft. Dette skal bare hjelpe deg til å prioritere HMS-arbeidet ditt i en oppstartfase, frem til du får gjennomført det som måtte være nødvendig av nye kartlegginger.

Så bør du skaffe deg system og verktøy:

Med system menes her et rammeverk for systematisk arbeid, og ikke nødvendigvis en teknisk løsning. Et HMS-system kan derfor bygges opp på mange måter. Det kan være papirbasert eller elektronisk, og det kan bestå av ett felles system eller være sammensatt av flere systemer (avvikssystem, kvalitetsledelsessystem, personalsystem, timeregistreringssystem, anleggsregister, vedlikeholdssystem, opplæringssystem også videre). Utfordringen for de fleste er å få et system som er enkelt nok til å gi oversikt og være et hjelpemiddel, samtidig som det oppfyller alle krav i HMS-regelverket.

Vår anbefaling i oppstartfasen :

1. Etablér en enkel mal

2. Legg inn de rutiner du allerede har

3. Igangsett de aktivitetene du anser som viktigst

4. Fyll ut systemet etter hvert som arbeidet skrider frem

Mange bedrifter velger å etablere en HMS-håndbok . I denne håndboken legger de inn systemkravene, og forteller hvordan de ivaretar dem. Videre beskrives interne rutiner for de enkelte HMS-temaene. Noen legger også all nødvendig dokumentasjon i håndboken, mens andre bare henviser til hvor man finner dokumentasjonen. Ved å bruke håndboken skal du kunne se hvordan bedriften ivaretar systemkravene, og få nødvendig informasjon om hvordan oppgaver skal gjennomføres og dokumenteres. Med andre ord skal du kunne følge HMS-arbeidet "fra A til Å"

Praktisk eksempel : Av HMS-håndboken fremgår det at vernerunde både er en kartlegging og et systematisk tiltak for å avdekke feil og mangler. I tillegg bidrar det til at de ansatte medvirker i HMS-arbeidet, og at samlet kunnskap benyttes. Det står beskrevet hvor ofte vernerunder skal gjennomføres, hvem som skal delta og hvordan runden skal dokumenteres. Her ligger gjerne en plan for de neste vernerundene, og referater og tiltakslister for runder som allerede er gjennomført. På denne måten fungerer HMS-håndboken både som en beskrivelse av hvordan du som leder ivaretar systemkravene, en rettesnor for det daglige arbeidet, et nyttig oppslagsverk og opplæringsverktøy og henvisning til nødvendig dokumentasjon.

Når du har oversikt og system klart kan HMS-arbeidet virkelig begynne:

Fyll systemet med de maler, sjekklister, elektroniske systemer og oppslagsverk du trenger.
Få hjelp fra de nettsider, myndigheter, bransjeorganisasjoner, egne ansatte og fageksperter du behøver.

Jobb smart - kruttet er for lengst oppfunnet! Mange av hjelpemidlene finner du gratis på nettet, eller du kan kjøpe dem.
Det viktigste er imidlertid at du tilpasser verktøyene ditt behov, og videreutvikler dem når nye ting dukker opp.

Har du grei oversikt over hva som kreves av deg, er sannsynligheten større for at du får tidseffektiv og kostnadseffektiv nytteverdi av de verktøyene/tjenestene du anskaffer, og unngår å kjøpe katta i sekken eller unødvendig merarbeid.