Arbeidsgivers dekning av transport, kost og losji for ansatte

Hva kan kreves etter statens særavtaler? Hvor mye kan utbetales uten å trekke skatt og hvilke regler gjelder? Hvor mye kan utbetales eller refunderes? I denne artikkelen får du svaret
Denne artikkelen omhandler arbeidsgivers dekning av utgifter til transport, kost og losji når ansatte er på tjenestereiser. Det er 3 forhold ved denne utgiftsdekningen som belyses:
  1. Hva kan kreves etter statens særavtale om reiser i Norge og utlandet (reiseregulativene)
  2. Hvor mye kan utbetales uten å trekke skatt (trekkfritt) og hvilke vilkår må være oppfylt
  3. Hvor mye kan refunderes trekkfritt

Dekning av utgifter til kost

Statens særavtaler

I statens særavtale om reiser i Norge dekkes udokumenterte utgifter til kost etter følgende satser:
  1. for reiser over 12 timer med overnatting dekkes kost med 
  2. for reiser fra og med 6 timer og til og med 12 timer dekkes kost med 
  3. for reiser over 12 timer uten overnatting dekkes kost med 
  4. for reiser med overnatting som varer ut over hele døgn dekkes kost etter 2. eller 3.
Ved reiser uten overnatting må den ansatte reise til et oppdragssted som er minst 15 km fra reisens utgangspunkt (bolig eller fast arbeidssted) for å kunne kreve diett etter 2. eller 3.

Hvis enkelte måltider er dekket av andre enn den ansatte skal det foretas trekk i diettgodtgjørelsen, med følgende satser:

  • frokost: 
  • lunsj: 
  • middag: 

Måltidstrekket skal alltid beregnes av diettsatsen i punkt 1. over, uavhengig av hvilken type reise det er og hvilken diettsats som gis.

I statens særavtale om reiser utenfor Norge dekkes udokumenterte utgifter til kost etter følgende satser:
  1. for reiser som varer over 12 timer dekkes kost med den sats som er angitt for det enkelte land eller by i vedlegg til særavtalen
  2. for reiser fra og med 6 timer og inntil 12 timer dekkes kost med 50% av satsen i 1.
  3. for reiser med overnatting som varer ut over hele døgn dekkes kost etter 1. eller 2.
Hvis enkelte måltider er dekket av andre enn den ansatte skal det foretas trekk i diettgodtgjørelsen, med følgende satser:
  • frokost: 
  • lunsj: 
  • middag: 

Måltidstrekket skal alltid beregnes av diettsatsen i punkt 1. over, uavhengig av hvilken type reise det er og hvilken diettsats som gis.


Skattereglene (skattedirektoratets forskuddsatser)

For reiser uten overnatting må følgende vilkår være oppfylt for at diettgodtgjørelsen kan utbetales trekkfritt (gjelder både i og utenfor Norge):
  1. godtgjørelsen ligger innenfor Skattedirektoratets forskuddssatser (se under)
  2. godtgjørelsen utbetales på grunnlag av bestemmelser i statens særavtaler
  3. det må leveres en signert reiseregning med angivelse av navn, adresse, dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst, formålet med reisen og hvilke arrangement det er deltatt på
  4. arbeidstaker må være på en skattemessig definert yrkesreise og pådra seg merutgifter til kost
Skattedirektoratets forskuddssats for reiser fra og med 6 timer og til og med 12 timer: 
Skattedirektoratets forskuddssats for reiser over 12 timer: 

For at en reise skal anses som en yrkesreise må det for eksempel (dette er ikke en uttømmende liste) være en reise 

  • mellom bolig og ikke-fast arbeidssted,
  • mellom fast arbeidssted og ikke-fast arbeidssted eller
  • der den ansatte må bo utenfor hjemmet (gjelder ikke pendlere).

For at arbeidstakeren skal anses å ha pådratt seg merutgifter til kost, må vedkommende være på en reise av sporadisk karakter. Ansatte som har reise som en normal del av arbeidssituasjonen sin, kan ikke motta trekkfri diett på dagsreiser.

For reiser med overnatting må følgende vilkår være oppfylt for at diettgodtgjørelsen kan utbetales trekkfritt:
  1. det skal leveres en signert reiseregning med angivelse av navn, adresse, formålet med reisen, hvilke arrangement det er deltatt på, navn og adresse på overnattingssted, type losji fordelt på hotell, pensjonat eller nærmere angitt losji og en angivelse av om overnattingsstedet har kokemulighet
  2. ved overnatting på hotell begrenses den trekkfrie dietten til 
  3. ved overnatting på pensjonat eller annet sted uten kokemulighet begrenses den trekkfrie dietten til 
  4. ved overnatting privat eller på annet sted med kokemulighet begrenses dietten til  (gjelder ikke pendlere)
Hvis en reise varer 6 timer eller mer inn i et nytt døgn skal det gis diettgodtgjørelse etter satsene i punkt 2-4. Hvis det ikke er overnattet på nytt i det påbegynte døgnet gis dietten etter den overnattingstypen man hadde foregående natt.

Refusjon av utgifter til kost

Det skal ikke trekkes skatt ved refusjon av utgifter som den ansatte har pådratt seg i forbindelse med utførelse av arbeidet. Dette betyr at utgifter til mat kan dekkes skattefritt mot at den ansatte leverer inn bilag/kvittering for den maten som er kjøpt. Det er ingen beløpsgrenser som regulerer hvor dyr maten kan være, men det må være innenfor rimelighetens grenser for at det skal kunne refunderes trekkfritt.

En betingelse for fritaket er at bilaget påføres formål med utlegget og den ansattes navn.

I følgende tilfeller må det trekkes skatt av refusjon for mat:
  • arbeidstakere som har reising som en normal del av arbeidssituasjonen og som får dekket utgifter til mat på dagsreiser (på overnattingsreiser kan de få dekket dette skattefritt)
  • utgifter til mat for pendlere som bor på et sted med mulighet for å tilberede og oppbevare mat (kokemulighet)

Dekning av utgifter til transport

Statens særavtaler (statens satser)

Når egen bil benyttes, herunder el-bil, godtgjøres bruk på følgende måte:
  • godtgjørelse per km: 
  • tillegg per km, for kjøring på skogs- og anleggsveier: 
  • tillegg per km, for kjøring med tilhenger eller tungt utstyr i bilen: 
  • tillegg per km, for passasjerer i bilen (gis per passasjer): 

Det gis godtgjørelse for følgende kjøring:
  • når utgangs- og endepunkt for reisen er egen bolig beregnes kilometergodtgjørelse for hele reisen
  • når utgangs- og endepunkt for reisen er arbeidsstedet beregnes kilometergodtgjørelse fra arbeidsstedet og tilbake til arbeidsstedet (for reisen tur/retur egen bolig tilstås det kilometergodtgjørelse for inntil 20 km hver vei)
  • når utgangspunkt for reisen er egen bolig og endepunkt arbeidsstedet, beregnes ordinær kilometergodtgjørelse for hele reisen, frem til arbeidsstedet (for reisen fra arbeidsstedet og til egen bolig tilstås det kilometergodtgjørelse for inntil 20 km)

Den trekkfrie satsen er . Det vil være trekkplikt på det som overstiger dette. Strekningen på 20 km som dekkes i statens særavtale er trekkpliktig.

Følgende satser gjelder for andre fremkomstmidler enn bil:
  • motorsykkel over 125 ccm: 
  • snøscooter og ATV: 
  • båt med motor: 
  • moped, motorsykkel opp til og med 125 ccm og andre motoriserte fremkomstmidler: 

Se avsnittet under om hvilke strekninger som kan utbetales trekkfritt (yrkesreiser).

Skattereglene (Skattedirektoratets forskuddssatser)

Den trekkfrie satsen for kjøring med bil, herunder el-bil, er .
For andre fremkomstmidler, samt tillegg for skogsvei, tilhenger og passasjerer, er den trekkfrie satsen tilsvarende statens sats.

For at kilometergodtgjørelse skal kunne utbetales trekkfritt må det være for yrkeskjøring. Som yrkesreise anses:
  • reise mellom bolig og ikke-fast arbeidssted
  • reise mellom fast arbeidssted og ikke-fast arbeidssted
  • reise med overnatting (dette gjelder ikke besøksreiser/pendlerreiser)
  • reise der stortingsrepresentant av hensyn til stortingsvervet må bo utenfor hjemmet
  • reise fra bolig til fast arbeidssted før en yrkesreise påbegynnes fra arbeidsstedet, dersom skattyter oppholder seg på arbeidsstedet i kort tid, og ikke utfører alminnelig arbeid
  • reise mellom bolig og fast-arbeidssted når arbeidet regelmessig gjør det påkrevet å frakte arbeidsutstyr med bil
  • reise fra det sted skattyter oppholder seg til fast arbeidssted, når reisen foretas på grunn av nødvendig tilkalling utenom ordinær arbeidstid
  • reise fra oppmøtested til fast arbeidssted på sokkelinnretning, fartøy eller i utlandet

Med fast arbeidssted skal forstås:
  • sted der skattyter normalt utfører sitt arbeid (hvis skattyter i det samme arbeidsforholdet arbeider på flere steder, anses bare det sted der det meste av arbeidstiden tilbringes i den enkelte kalendermåned som det faste)
  • sted hvor skattyter ikke normalt utfører sitt arbeid, men som likevel er det samme i en periode på mer enn to uker
  • oppmøtested for tildeling av og/eller forberedelse til arbeid når oppmøtestedet er det samme i en periode på mer enn to uker
  • oppmøtested for transport til eller fra arbeidssted på sokkelinnretning, fartøy eller i utlandet

Det skal også leveres reiseregning for å kunne motta kilometergodtgjørelse trekkfritt, og den skal minst inneholde følgende:
  • arbeidstakers navn, adresse og underskrift
  • dato for avreise og hjemkomst for hver yrkesreise
  • formålet med reisen
  • hvilke arrangement arbeidstaker har deltatt på
  • reiserute (spesifikk rute med adresser)
  • årsaken til eventuelle omkjøringer
  • totalt utkjørt distanse (basert på kilometerteller, GPS-basert kjørebok eller nettbasert kartprogram)
  • navn på passasjerer det eventuelt kreves passasjertillegg for

Refusjon av utgifter til transport

Refusjon av utgifter til transport på yrkesreiser kan refunderes trekkfritt hvis det leveres kvittering/bilag.

Utgifter til kollektive, rutegående transportmidler (buss, t-bane, trikk osv.) kan refunderes på grunnlag av underskrevet reiseregning. Det må fremgå av reiseregningen hvilket kommunikasjonsmiddel som er benyttet og billettpris på strekningen. Dette unntaket fra bilagsplikt gjelder ikke ved reise med fly eller jernbane utover ordinær billettpris. 

Småutgifter som bompenger og parkeringsutgifter kan også refunderes på grunnlag av reiseregning, hvis utgiftene anses som nødvendig i forbindelse med arbeidet. Utgiftene skal spesifiseres hver for seg på reiseregningen.

Dekning av utgifter til losji

Etter statens særavtale dekkes utgifter til overnatting som hovedregel etter regning. Hvis arbeidsgiver ikke stiller losji til disposisjon for den ansatte utbetales et ulegitimert tillegg (nattillegg) på . Dette utbetales ikke for reiser i utlandet, da er det bare refusjon etter regning.

Dokumenterte utgifter til overnatting kan refunderes trekkfritt, det samme kan nattillegget.

Opprett en gratis brukerkonto på Leder.no

Opprett bruker