Dette må du tenke på når ansatte bytter jobb internt

Som leder har du ansvar for å utvikle og beholde dine medarbeidere. Et viktig virkemiddel for å oppnå dette er å gi mulighet for intern mobilitet. Du skal ikke tviholde på den ansatte for å unngå at det blir et "hull" i din avdeling som må fylles, men gi slipp på ansatte som ønsker nye utfordringer.

Intern mobilitet er vinn-vinn, fordi virksomheten beholder kompetansen, samtidig som den ansatte får mulighet til å utvikle seg. I tillegg er signaleffekten overfor andre ansatte sterk og positiv, fordi det synliggjør at det finnes utviklings- og karrieremuligheter internt for den som ønsker det. 

Å gi slipp vil samtidig kunne gi de gjenværende nye utfordringer og muligheter. Det kan også skape en ny dynamikk i teamet dersom du får inn en ny medarbeider fra en annen del av virksomheten eller utenfra.

Overlevering og mottakelse av medarbeideren er kritisk viktig

Ved all intern mobilitet har du som leder et ansvar å fase medarbeideren ut av nåværende rolle, og den nye lederen har ansvar for å fase medarbeideren inn i ny rolle og ny avdeling. Dette kalles gjerne crossboarding.

Sammen har dere som ledere ansvar for å overføre nødvendig informasjon mellom dere. Dette kan f.eks. være avtalte mål og utviklingsplaner og annen relevant informasjon som ny leder vil ha bruk for i videre oppfølging av medarbeideren.

Eventuell belastende informasjon om medarbeideren skal ikke overføres til ny leder, for ikke å skape forutinntatte antakelser og holdninger. En medarbeider kan fungere utmerket under ledelse av en leder, men ikke hos en annen.

Ledernes ansvar

Leder som avgir en intern medarbeider:

• Avtale sluttdato
• Sørge for kompetanseoverføring fra medarbeideren til resten av teamet
• Gjennomføre vekslingssamtale med lederen som tar imot medarbeideren
• Gjøre en grundig behovsanalyse for å avklare om du skal rekruttere inn ny medarbeider eller ikke. Gjør en analyse av styrker og svakheter i teamet etter at medarbeideren går ut.
• Jobbe med teamutvikling, for det vil alltid skje endringer i gruppedynamikken når noen går ut eller inn av gruppen.

Leder som tar i mot en intern medarbeider:

Du skal behandle den nye medarbeideren omtrent på samme måte som om vedkommende skulle vært rekruttert eksternt. En medarbeider eller leder som har lykkes ett sted i organisasjonen, behøver nødvendigvis ikke å lykkes et annet sted. Interne medarbeidere i nye roller trenger like god oppfølging som eksterne.
Selv om det er en enklere prosess med interne på flere områder, er det likevel viktige tiltak du må gjøre for å sikre at vedkommende skal lykkes i ny rolle.

• Sørg for at alt det formelle er på plass
• Klargjør arbeidsplassen til ny medarbeider og bestill nødvendig arbeidsverktøy, arbeidsklær, tilganger og vurder annet nødvendig utstyr.
• Planlegg første arbeidsdag godt og involver kollegene i mottagelsen.
• Introduser medarbeideren til viktige samarbeidspartnere og hjelp vedkommende med å bygge nettverk.
• Vurder behovet for fadder (for medarbeider) eller mentor (for leder)
• Redegjør for strategi, mål og planer for avdelingen
• Inkluder medarbeideren i sosiale tiltak
• Gjennomfør en ekstraordinær mål- og utviklingssamtale for å samordne tidligere planer med nye relevante mål, utviklings- og opplæringsplaner.
• Følg onboardingsprosessen på den måte som er mest hensiktsmessig for dere, og følg opp med regelmessige én-til-én samtaler.
• Medarbeidere har normalt ikke ny prøvetid ved intern mobilitet.

Når det gjelder å være integrert og kjenne til kulturen har en intern medarbeider en klar fordel fordi de har kunnskap om denne, og de har allerede også et sosialt nettverk.

Du må likevel vurdere behovet for relevante tiltak i hvert enkelt tilfelle, helt avhengig av hvor medarbeideren har blitt overført fra, og hvilket behov medarbeideren har.

Evaluer crossboardingen og progresjonen hos medarbeideren og gjør nødvendige tilpasninger til situasjonen.