Slik gjennomfører du en god onboardingsprosess

En god onboadingsprosess kan vare i 12 måneder, avhengig av stype stilling og virksomhet, og starter allerede fra den nyansette har signert kontrakten. Her får du tips og råd til hvordan du som leder bør følge opp den ansatte i de forskjellige fasene av onboardingen.

En onboardingsprosess er mer omfattende enn vanlig introduksjon, og varer vanligvis mellom 9-12 måneder. Onboarding handler om mer enn omvisning, bestilling av PC, ID-kort og blomster. Det er en prosess som varer utover prøvetiden, helt til den nyansatte er fullt og helt integrert.

En god onboardingsprosess fører til at nye ansatte raskere forstår deres rolle i virksomheten, føler høyere lojalitet og økt motivasjon, noe som igjen resulterer i lavere risiko for at den nye medarbeideren slutter.Onboardingsprosessen kan med fordel starte når arbeidsavtalen er signert. Den delen av onboardingsprosessen som går fra signering til den første arbeidsdagen kalles vanligvis preboarding. 

Ansatte som har vært lenge borte fra arbeidet og ansatte som bytter stilling internt i virksomheten, har også bruk for en god onboarding. Slik intern mobilitet kalles ofte for crossboarding.

Strukturert prosess og tett oppfølging

En strukturert onboardingsprosess betyr at virksomheten har etablert et system i form av gode rutiner og tett oppfølging som sikrer at den nye medarbeideren blir gjort kjent med sine plikter og ansvarsområde(r).

En felles rutine for onboarding kan bety reduserte administrative kostnader og en enhetlig prosess. Det betyr at alle nye medarbeiderne i organisasjonen får samme introduksjon til sin nye arbeidsgiver – noe som betyr at man ikke er avhengig av hvilken leder den nye medarbeideren har.

Gjennom kontinuerlig oppfølging underveis i onboardingsprosessen kan lederen og den nye medarbeideren hele tiden vurdere hvordan innføringen går, hva som fungerer bra/mindre bra, og om det er et behov for ekstra innsats på enkelte områder. Det gir også en mulighet til å vurdere om gjensidige krav og forventninger, som ble avtalt ved rekrutteringen, innfris.

Onboardingsprosessen - steg for steg

Skap et godt førsteinntrykk

Det er leder som har hovedansvaret for en god introduksjon. Vær bevisst på hvor viktig det er å skape et godt førsteinntrykk. Den første arbeidsdagen bør brukes på å hjelpe ny medarbeider med og finne seg til rette på arbeidsplassen og ordne alt det praktiske.  Det kan for eksempel være nøkkelkort, brukernavn og passord til relevant systemer, mobiltelefoner og arbeidstøy.

Den nyansatte bør tas med på hilserunde og bli vist rundt på arbeidsplassen, samt bli introdusert for fadderen sin.

Ofte har man oppstartssamtalen på første arbeidsdag, som danner grunnlaget for videre oppfølgingsløp.

Gi god kunnskap om selskapet

Den nye medarbeideren skal i løpet av de første ukene lære om selskapets organisasjonsstruktur, forretningsidé, mål, visjoner. Men også få informasjon om ulike retningslinjer og rutiner virksomheten har, samt verdier og etiske retningslinjer som selskapet følger. Den nyansatte bør også få praktisk informasjon om tidsrapportering, håndtering av sykefravær, arbeidstid, IT-systemer etc.

Det er viktig at medarbeideren er godt kjent med hvor han eller hun henvender seg for å finne informasjon og kunnskap som trengs for å utføre arbeidet.

En god måte å lære om selskapet er å la den nyansatte ha innledende møter med nøkkelpersoner i virksomheten. I tillegg til å få innsikt om de ulike avdelingene i virksomheten, vil disse møtene også hjelpe den nye medarbeideren å bygge nettverk.

God og tett oppfølging

I denne fasen er det viktig at du følger opp opplærings- og introduksjonsplanen, og har korte en-til-en samtaler knyttet til dette. Vis medarbeider støtte, vær tilgjengelig og tett på.

Du skal også sette av tid til månedlige oppfølgingssamtaler med den nyansatte gjennom prøvetiden. Sammen med medarbeider skal du gjøre en gjennomgang av de siste 30 dagers ansettelse. Legg vekt på det som fungerer bra, og anerkjenn medarbeider for dette. Inviter medarbeider til å evaluere den første tiden med hensyn til ansvarsområder, oppgaver og hvordan vedkommende opplever det sosiale og kulturelle. Undersøk hva medarbeider trenger fra deg som leder. Dette hjelper deg i å forstå medarbeiders behov for ledelse, noe som vil bli nyttig i fremtiden.

Tydeliggjør målene for de neste 30 dagene, og la medarbeider å ta del i å sette nye mål. Dette skaper eierskap og engasjement. 

Styr forventninger og dokumentér

Det er viktig å være tilgjengelig og tett på den første perioden til den nye medarbeideren blir mer selvgående. 

Det er naturlig at medarbeider nå er på jakt etter å få innfridd egne forventninger som ble skapt gjennom intervjuer i rekrutteringsfasen. Som leder må du være bevisst dette gjennom og styre og imøtekomme forventninger, samt følge opp det som ble diskutert i intervjufasen.

Husk å dokumentere skriftlig fortløpende fra prøvetidssamtalene. Dokumentasjon i prøvetiden er like viktig som ellers, dersom det skulle vise at det av en eller annen grunn ikke fungerer.

Samtale for å oppsummere prøvetiden

Senest fem måneder etter påbegynt prøvetid skal du ha en samtale med medarbeider for å oppsummere prøvetiden og undersøke om virksomhetens og medarbeiderens forventninger er innfridd.

Forbered deg til samtalen ved å gjøre et tilbakeblikk på planer og mål som har blitt satt gjennom prøvetiden. Hvordan har jeg som leder fulgt opp dette og hvordan har medarbeider utviklet seg? 

Videreutvikling og fortsatt onboarding

I denne fasen fokuserer du på å forsterke og jobbe videre med det dere til nå har bygd opp sammen: videre opplæring i rollen, funksjonen, målene og oppgavene. Det samme gjelder sosialisering og integrering i vår kultur. Vær tydelig på hva som er godt medarbeiderskap hos oss. 

Fortsett med regelmessige innsjekk og en-til-en samtaler og fokuser på mål, gode arbeidsprestasjoner og utvikling. Vurder om det fortsatt er nødvendig med fadder, eller om ordningen kan avvikles nå. 

Prøvetiden er formelt over, men medarbeider er fortsatt i onboardingsfasen. Medarbeider skal videre fases over i andre prosesser og behandles på lik linje med øvrige medarbeidere. 

Beskriv derfor hvordan de ulike prosessene og rutinene fungerer, og hva vedkommende kan forvente fremover.