Rekrutteringsprosessen - steg for steg

Har du planer om å rekruttere? Slik går du frem - for å sikre en god og smidig prosess!

Rekruttering er en av virksomhetens mest kritiske prosesser.

Rekruttering handler ikke bare om en avdelings behov for en ny medarbeider, det handler også om å være tydelig på hva som er kritisk kompetanse for virksomheten, både på kort og lang sikt. Hvordan skal vi tiltrekke de riktige medarbeiderne og hvordan forankrer vi dette i virksomhetens strategi for rekruttering?

Hvordan virksomheten fremstår ovenfor potensielle nye medarbeidere – både gjennom annonsering og gjennom den kontakt virksomheten har med kandidatene – påvirker virksomhetens omdømme og lønnsomhet.

Det å ansette en ny medarbeider er en stor investering, og ofte tar det lang tid før en ny medarbeider er produktiv og bidrar. Mulighetene for å trå feil er mange, og konsekvensene ditto store. Det er derfor svært viktig å ha tilstrekkelig forståelse for suksesskriteriene og fallgruvene når du skal rekruttere.

Rekrutteringsprosessen - steg for steg

Opprett en gratis brukerkonto på Leder.no for å lese mer om de ulike punktene i prosessen!

1. Gjennomfør en behovsanalyse add

Før man setter i gang med rekrutteringen så er det lurt å analysere oppgavene som skal løses:

  • Er dagens arbeidsprosesser optimale?
  • Bruker vi tid på oppgaver som ikke er nødvendige?
  • Finnes det mulighet for effektivisering?
  • Er dagens ansvarsfordeling riktig?
  • Kan oppgavene løses av andre internt i virksomheten?
  • Kan vi løse oppgavene ved å omorganisere og sette sammen team på nye måter?

Det er også viktig å vurdere eksterne forhold i denne prosessen:

  • Leverer vi det kundene våre ønsker?
  • Hvordan er markedssituasjonen?
  • Finnes det regulatoriske forhold vi må ta hensyn til?

Les mer om behovsanalyse i denne artikkelen

2. Vurder om enkelte har fortrinnsrett add

I utgangspunktet velger arbeidsgiver den man vil tilsette. Det kan imidlertid være enkelte som har fortrinnsrett.

  • De som tidligere har blitt sagt opp p.g.a nedbemanning
  • Deltidsansatte som vil utvide stillingsbrøken
  • Arbeidstakere som har benyttet sin reservasjonsrett ved virksomhetsoverdragelse
3. Velg kanal add

Når det er avklart at det skal rekrutteres, må du vurdere hva slags type rekruttering og rekrutteringsmetode som er mest hensiktsmessig.

  • Skal stillingen annonseres eller har vi kvalifiserte og attraktive kandidater i eget nettverk?
  • Hvilke rutiner har vi for intern/ekstern utlysning?
  • Skal vi rekruttere selv eller skal vi benytte ekstern bistand?

Vær klar over at i henhold til arbeidsmiljøloven § 14-1 skal alle ledige stillinger gjøres kjent for alle ansatte i virksomheten.

4. Annonsering add

Vurdér hvor stillingen skal lyses ut. Det finnes mange muligheter, både på nett og i trykte medier. I tillegg til dette, er sosiale medier som for eksempel LinkedIn eller Facebook effektive. Alle stillinger må gjøres tilgjengelig internt og virksomhetens hjemmeside er også en viktig kanal. Ta utgangspunkt i målgruppen, hvilke kandidater ønsker du å tiltrekke og velg kanal utfra dette.

Husk å informere kandidaten om hvor søknad skal sendes og legg inn relevante linker i digitale annonser. Det må utarbeides en personvernerklæring til søkere, som blant annet gir informasjon om hvem som er behandlingansvarlig, behandlingsgrunnlag, formålet med behandlingen og hvor lenge personopplysningene vil oppbevares.

Sørg for at søkerne får skriftlig bekreftelse på at søknad er mottatt og gi gjerne en enkel beskrivelse av hvordan rekrutteringsprosessen er planlagt.

5. Behandling av søknader og utvelgelse av kandidater add

Behandling av søknader

  • Vi har ingen lovregler i privat sektor om hvordan søknader skal behandles.
  • Søkere har ikke krav på søkerliste slik man har i offentlig sektor.
  • Imidlertid bør man behandle søknader og søkere på en seriøs måte som inngir tillit overfor omverden.
  • Les mer om behandling av søknader i denne artikkelen

Utvelgelse av kandidater

  • Ta utgangspunkt i stillings- og kompetanseprofilen og kriteriene du har satt opp for stillingen og vurder kandidatene i henhold til disse kriteriene.
  • Kategoriser søkerne etter hvert som du gjennomgår søknad/CV. De fleste rekrutteringssystemer legger til rette for kategorisering av søkere, og gir også mulighet til å legge inn egne kommentarer.
  • Hvis du printer ut CV og søknad, sørg for at ikke uvedkommende får tilgang til materialet og makuler alt når prosessen avsluttes.
  • Sørg for at du ikke bryter personopplysningsreglene i forbindelse med rekrutteringen. Les mer her!
  • Det er ulovlig å diskriminere søkere på bakgrunn av de diskrimineringsgrunnlag som er fastsatt i arbeidsmiljøloven kapittel 13 og likestillings- og diskrimineringsloven. 
6. Intervju add

Hensikten med førstegangsintervjuet er:

  • Bli kjent med kandidaten
  • Presentere selskapet og stillingen og de som er tilstede
  • Sørge for en god kandidatopplevelse
  • Skaffe en overordnet oversikt over kandidatens egnethet i forhold til stillingen og selskapet
  • Avstemme lønnsnivå og forventninger

Les mer om hvordan du gjennomfører et godt intervju i denne artikkelen!

Det er flere lover som legger begrensninger på arbeidsgivers mulighet til å innhente opplysninger i forbindelse med ansettelser. Dette gjelder både innhenting av opplysninger fra arbeidssøker og fra andre, f. eks. referanser. Les mer her!

Annengangsintervjuet, eller dybdeintervjuet, er typisk det siste intervjuet, og kombineres gjerne med en gjennomgang av eventuelle personlighets- og evnetester. Her er det viktig å sikre at man kommer i dybden når det gjelder kandidatens egnethet, noe man f.eks kan få bekreftet ved at kandidaten gir flest mulig praktiske eksempler.

7. Referansesjekk add

Vær tydelig ovenfor kandidaten hvilke referanser du ønsker å snakke med, f.eks. ledere vedkommende har rapportert til. Tenk godt over hvilke spørsmål du skal stille for å sikre at du får den informasjonen du trenger, f.eks. vedkommendes relasjon til kandidaten, tidsrom for samarbeid osv.

Informer alltid kandidaten før du kontakter referansene. Det er ikke ok å ringe referanser som kandidaten selv ikke har oppgitt. Er du ikke fornøyd med referansene kandidaten har oppgitt, ber du om å få noen andre.

Les mer om referansesjekk her!

8. Utvelgelse og jobbtilbud add

Utvelgelse

Når du har gjennomført intervjuene og eventuelt sjekket referansene, må du avveie de forskjellige kandidatene mot hverandre. Det er heller sjelden du har hatt den åpenbart perfekte kandidaten inne til intervju. Det er viktig må veie de gode og mindre gode egenskapene til den enkelte opp mot de øvrige, alt i forhold til jobbanalysen.

Et godt tips er å "rekrutter for holdninger og evner, tren for kunnskaper og ferdigheter"

Jobbtilbud

Når du har bestemt deg for hvilken kandidat som skal tilbys stillingen, er tiden inne for å utarbeide jobbtilbudet. Sørg for å ha nødvendige opplysninger tilgjengelig, f.eks. fødselsnummer og kontaktdata. Du bør også ha en standard mal for arbeidsavtaler i virksomheten.

Ta med informasjon om pensjon, forsikring og annet som er aktuelle goder. Hvis du har flere finalekandidater er det fornuftig å vente med å gi disse tilbakemelding til etter at du vet om den foretrukne kandidaten aksepterer tilbudet.

Husk å vurdere prøvetid (Se neste punkt)

9.Prøvetid add
  • Arbeidsgiver kan velge om man vil ha prøvetid eller ikke.
  • Prøvetiden kan maksimalt være 6 måneder.
  • De fleste benytter prøvetid.
  • Den første tiden i et arbeidsforhold legger gjerne grunnlaget for hva som skal skje videre.
  • Bruk derfor prøvetiden til god oppfølging av den ansatte.

Les mer om prøvetid i denne artikkelen!

10. Avslag add

Alle søkere bør få avslag så snart du har bestemt deg for at de ikke er aktuelle for videre prosess. Det er ikke nødvendig å vente til ansettelsen er på plass hvis du har konkludert med at en kandidat ikke er aktuell for rollen. Alle søkere skal motta avslag, også de som ikke tilfredsstiller de formelle kravene. 

Denne fasen av prosessen er svært viktig, både for selskapets omdømme og for kandidatopplevelsen. Håndterer man ikke dette på en god måte, risikerer man at fremtidige kandidater unngår å søke på grunn av egne eller andres erfaringer

11. Ansettelse add

Det er fristende å puste lettet ut når kontrakten er signert, men nå er det viktig å planlegge neste fase. Når ansettelseskontrakten er signert starter ansettelsesforholdet, selv om den nye medarbeideren formelt ikke tiltrer før om tre måneder.

Du bør allerede nå ha en plan for hvordan du vil ivareta din nye medarbeider i den kritiske fasen fra signering til oppstart. Alt for mange glemmer tilsynelatende sin nye medarbeider i denne perioden, og det kan ha store konsekvenser, for om vedkommende skulle ombestemme seg, har du lite å stille opp med

Sjekk ut vår steg for steg-guide om onboarding her!

Få tips til spørsmål du kan stille referansene:

 

I videoen forteller Chief People & Culture officer Marianne Reese Larsen og HR Business partner Karina Sandell Lauritzen i Infotjenester hva de pleier å spørre referansene om.

 

Registrer deg gratis for å se videoen