mariann_ledelse4dimensjoner.jpg

Mange ledere mener de bruker for mye tid på administrasjon og rollen som fagekspert. Heldigvis kan digitalisering være til god hjelp for å prioritere bedre.

Lederrollen har mange ulike aspekter, og prioritering av tid er kanskje det aller vanskeligste og viktigste en leder gjør.

Hvis du måtte velge én ting, hva er det aller viktigste du bruker tiden din som leder på?

Veldig mange vil svare at menneskene er deres viktigste ressurs; og dermed at utvikling og oppfølging av medarbeiderne er det viktigste de gjør som ledere. Tilsvarende vil antakeligvis ganske få si at administrasjon er deres viktigste lederoppgave.

Kartlegg tiden du bruker

Det neste spørsmålet du bør stille deg, er hva du faktisk bruker tiden din som leder på.

Når jeg holder lederkurs, pleier jeg å bruke en modell som deler lederrollen i fire dimensjoner: Administrasjon, rollen som fagekspert, strategi og arbeid med mennesker. Dette kan være en nyttig måte å tenke på for å bli bevisst på hvordan du fordeler tiden din.

For mye administrasjon

Administrasjonsoppgavene er en stor tidstyv for de fleste ledere. Listen over administrative oppgaver kan av og til føles uendelig.

Rapportering, ressursallokering, fordeling av arbeidsoppgaver, signering av reiseregninger og timelister, administrasjon av overtidsarbeid, booking av vikarer. 

Dette er oppgaver som spiser mye av en leders hverdag, og som sjelden føles som det mest meningsfulle man driver med.

Fristende å gjøre jobben selv

Så er det rollen som fagekspert. Veldig mange har blitt ledere fordi de er flinke innen sitt fagområde, og ikke kun på grunn av sin lederkompetanse.

Lederen kan kanskje faget bedre enn sine egne medarbeidere, og bruker mye tid på å kvalitetssikre det arbeidet de gjør. Av og til må lederen selv ta på seg hanskene og utføre jobben selv, rent fysisk.

Som engasjert fagekspert oppleves det gjerne som positivt å være mye involvert i det praktiske arbeidet. Samtidig er det viktig å huske at det er din jobb å lede og gjøre ansatte i stand til å stå på egne ben og være selvstendige. Det gjør du kanskje ikke best ved å gjøre jobben selv, særlig ikke dersom motivasjonen din er å gjøre det raskere og bedre enn de som egentlig skulle gjort jobben.

Strategi og planlegging av fremtiden

Når tiden som brukes til administrasjon og rollen som fagekspert er trukket fra, er det ikke alltid så mye tid igjen.

Men så var det dette med ledelse.

Ledelse handler blant annet om det å tenke strategisk og se fremover. Bruker du som leder nok tid på å utfordre det etablerte og se fremover for å finne nye løsninger, markeder og en fremtid for virksomheten?

Forhåpentligvis har du meninger om hvordan dere jobber, hva som kan gjøres bedre og hvordan teamet kan utvikle seg. Å bruke tid på slike spørsmål handler om å bygge et lag.

Ved å sette mål og se fremover kan du som leder bidra til at ansatte får lyst til å være med på et vinnerlag. Det er stor motivasjon i å få være med på å få til ting sammen. Strategi er ikke bare teori, det er å stake ut en kurs.

Bruk tid på menneskene

Det overordnede lederansvaret er etter min mening å sørge for at teamet og de ansatte presterer optimalt. Det er der du har mulighet til å gjøre en forskjell, og det er også der pengene ligger.

Det handler om å utvikle dine ansatte og ikke minst om å beholde de gode talentene. Det handler om menneskene.

Coaching og feedback er ulike metoder for utvikling og oppfølging av medarbeidere. Uansett hvilke metoder du bruker, er kommunikasjon det viktigste lederverktøyet du har.

Tidsbruken kan endres

Når jeg holder kurs, blir det ofte samtaler og diskusjoner om bruk av tid. Mange mener at de bruker alt for mye tid på administrasjon og til dels ekspertrollen, og for lite tid på å se fremover og utvikle menneskene.

Dette må du som leder jobbe med. Mye av det administrative må gjøres. Du må ha ting på stell om Arbeidstilsynet dukker opp, og timelistene må være i orden så folk får lønn. Men du bør lete etter verktøy og hjelpemidler som kan frigjøre så mye tid som mulig fra denne delen av jobben.

Lederrollen digitaliseres

Den gode nyheten er at den digitaliseringen som skjer innen alle bransjer nå, blant annet bidrar til å digitalisere de rutinemessige lederoppgavene. Det finnes prosessverktøy som gjør at du som leder ikke trenger å bruke mer tid enn nødvendig på administrasjon av sykefravær, timelister og hva det skulle være.

Mye av det lederne liker minst å bruke tid på blir nå løpende digitalisert, og det bør frigi tid til den viktigste delen av lederrollen.

Det viktigste rådet jeg kan gi er å være bevisst på hva du bruker tiden din på, slik at du jobber smartere. Husk at du må tørre å skaffe deg tid til å lede, bruke kommunikasjon som ditt viktigste verktøy og kjenne og se dine ansatte. Ledelse har ingen fasit.

Se også: Simployer hjelper deg med å få suksess med medarbeidersamtalene.